Archiwizowanie akt wymaga od nas pewnych kompetencji i wiedzy. Tylko dokładne przygotowanie i świadomość ogólnie przyjętych zasad pozwoli nam stworzyć archiwum, wspomagające nas w codziennej pracy i w przestrzeganiu przepisów. Poznanie najważniejszych zasad i uświadomienie sobie, jakie obowiązki prawne na nas spoczywają to najlepszy sposób na to, by zapobiec problemom i ewentualnym karom. Z naszego artykułu dowiesz się najważniejszych informacji na ten temat.
Archiwizacja dokumentacji – czy musi przebiegać według określonych zasad?
Warto uświadomić sobie, że archiwizacja akt to coś więcej niż zadbanie o to, by w dokumentacji nie panował chaos. Sprawa jest zdecydowanie bardziej skomplikowana. Stosowanie standardowych zasad jest jedną z najbardziej istotnych spraw. W końcu archiwizowanie dokumentów ma doprowadzić do stworzenia zbioru, z którego każda uprawniona do tego osoba będzie mogła wygodnie korzystać. Bez znaczenia jest to, czy taki pracownik/pracowniczka ma długi staż pracy, czy dopiero rozpoczyna przygodę z naszą firmą. Jak możemy zadbać o stworzenie profesjonalnego archiwum? Powinniśmy m.in. podzielić proces na kilka etapów.
- etap kwalifikowania akt do właściwej kategorii;
- zdecydowanie, do której grupy rzeczowej przyporządkowane będą akta;
- uformowanie tematyczne i chronologiczne;
- prawidłowe oznaczenie dokumentacji;
- nadanie aktom terminy przechowywania.
Podczas realizowania takiego zadania jak archiwizacja dokumentów może okazać się także, że okres przechowywania niektórych akt dobiegł końca. Wtedy należy przeprowadzić brakowanie i niszczenie akt.
Czy przechowywanie i archiwizowanie dokumentów musimy wykonać samodzielnie?
Przepisy nie nakładają na nas obowiązku, by każdą z tych czynności zająć się na własną rękę. Bez przeszkód możemy więc zaangażować zewnętrznego usługodawcę, specjalizującego się w takich zadaniach jak archiwizacja dokumentacji. Taka firma zadba o to, by wszystkie etapy przedsięwzięcia realizowane były z najwyższą dokładnością i przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa. Szczególnie ważne jest tu RODO – zgodnie z jego postanowieniami musimy zadbać o to, by archiwizowanie akt nie wpłynęło negatywnie na ochronę danych osobowych. Nie może więc dojść do takich sytuacji jak przypadkowe zniszczenie, utracenie czy nieuprawnione ujawnienie informacji. Archiwizowanie dokumentów w fachowy i bezpieczny sposób przeprowadza m.in. firma Rhenus Data.