Bardzo dużo firm, które posiadają rozbudowane archiwum, decyduje się na to, aby przejść proces cyfryzacji oraz przystępuje do katalogowania dokumentacji oraz niszczenia tej, która już nie będzie potrzebna. Cały proces ma ogromne znaczenie i pozytywnie wpływa na jakość funkcjonowania firmy. Niemniej jednak wszystko musi być przeprowadzone zgodnie ze wszystkimi standardami, przez doświadczoną firmę, posiadającą niezbędne zaplecze techniczne.
Posiadanie firmowego archiwum jest koniecznością, zwłaszcza w sytuacji, gdy mamy do czynienia z bardzo dużą ilością dokumentów, które zabierają dużo miejsca, których katalogowanie i porządkowanie sprawia coraz więcej trudności. W takiej sytuacji wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Jego ważnym elementem jest również cyfrowe archiwum. Wszystkie nowe dokumenty, które pojawiają się w firmie, od razu są w formie elektronicznej, natomiast stara dokumentacja jest systematycznie archiwizowana.
Niszczenie dokumentów to jeden z najważniejszych procesów, które trzeba podjąć, aby archiwum funkcjonowało po prostu, jak należy.
Zobacz także: http://superinformator.pl/biznes/co-nalezy-robic-ze-starymi-dokumentami-firmowymi/
Czym jest usługa niszczenia dokumentów?
Wszystkie dokumenty, które zostały już przeniesione na wersję cyfrową, po prostu nie są potrzebne, można je oczywiście zniszczyć. Nie powinniśmy tego jednak robić samemu, głównie z uwagi na to, że jest to niezwykle czasochłonne, jak również może być niedokładne. Możliwość odczytania danych wrażliwych oraz ich kradzieży, wykorzystania w nieodpowiedni sposób jest bardzo duża. Mogą przez to ucierpieć nie tylko klienci, ale również firma.
Dlatego proces niszczenia dokumentów można podzielić na następujące etapy:
– wrzucenie dokumentów do zabezpieczonych pojemników,
– transport do miejsca utylizacji,
– kompleksowe niszczenie dokumentów, z wykorzystaniem odpowiedniej niszczarki,
– nagrywanie całego procesu, dokumentacja fotograficzna,
– wystawienie odpowiedniego zaświadczenia.
Kompleksowo tego rodzaju usługą, zajmuje się firma https://medienpartner.pl/. Warto podejmować współpracę z takimi firmami, które swoją pracę wykonują fachowo, dysponują odpowiednim sprzętem, są terminowe. Niszczenie dokumentów nie jest procesem łatwym, musi być przeprowadzony zgodnie ze wszystkimi standardami. Również firma musi posiadać odpowiednią niszczarkę, która gwarantuje bardzo wysoki stopień niszczenia dokumentów. Z takiego zniszczonego dokumentu, nic nie powinno być można odczytać.